Berner Group

Success Story: BERNER Group und tedico bringen Bestellprozesse auf Autopilot

Die Herausforderung

Die BERNER Group verarbeitet täglich eine Vielzahl von Bestellungen aus unterschiedlichsten Quellen. Ein Teil dieser Aufträge erreichte das Unternehmen weiterhin als PDF-Dokumente und wurde zunächst an den Kundenservice verteilt, bevor die Daten manuell ins bestehende SAP-System übertragen wurden.

Was auf den ersten Blick wie ein kleiner Arbeitsschritt wirkt, entwickelte sich bei rund 450 eingehenden PDF-Bestellungen pro Monat zu einem erheblichen Zeitfaktor. Mit durchschnittlich zehn Minuten Bearbeitungszeit pro Auftrag entstanden monatlich rund 75 Stunden manueller Aufwand.

Die Datenqualität war durch bestehende Preis- und Stammdatenlogiken bereits hoch. Die eigentliche Herausforderung lag vielmehr im Zeitaufwand und der Bindung wertvoller Mitarbeiterressourcen im Kundenservice.

Gemeinsam mit tedico wurde deshalb analysiert, wie sich dieser Prozess vollständig automatisieren und direkt in das bestehende SAP-Umfeld integrieren lässt.

Das Projektziel

Ziel des Projekts war es, die manuelle Erfassung von PDF-Bestellungen im ERP-System vollständig abzulösen. Der Prozess sollte schneller, zuverlässiger und skalierbarer werden – ohne zusätzliche Belastung für den Innendienst.

Im Mittelpunkt standen eine automatisierte Dokumentenerkennung, die Validierung relevanter Bestelldaten sowie die direkte Übergabe ins SAP-System.

Die Lösung

Durch die Automatisierung mit Draxon konnte die manuelle ERP-Erfassung vollständig abgelöst werden.

Die Ergebnisse sprechen für sich:

• rund 75 Stunden Zeitersparnis pro Monat
• ca. 3.750 Euro geringere Personalkosten pro Monat
• Entlastung des Kundenservice von manuellen Routineaufgaben
• deutlich schnellere Auftragsverarbeitung
• skalierbare Prozesse bei steigendem Bestellvolumen

Die frei gewordenen Ressourcen können heute für Aufgaben mit höherem Kundennutzen eingesetzt werden, während Bestellungen automatisiert und zuverlässig ins SAP-System übertragen werden.